Solik

Explore as funcionalidades do sistema e saiba como usar.

Solik – o que é

Solik é um software de gerenciamento de documentos e da informação (GED) e foi desenvolvido pela Iknos Technology. Com ela podemos organizar todas as informações de uma empresa (documentos, fotos, músicas, vídeos, etc.) de forma segura, e podemos acessá-los de um modo fácil, utilizando simplesmente um navegador de internet. Desta forma eliminaremos a duplicidade das informações e teremos a visibilidade dos documentos mais recentes (controle de revisão dos documentos).

No Solik podemos restringir o acesso aos documentos configurando as regras de acesso aos dados. Por exemplo, poderíamos restringir o acesso ao documento, por revisão, por fase de um projeto, por departamento, etc.

Automação de processo – para que serve?

Se houver uma tarefa em comum, por exemplo, um documento que precise seguir por um fluxo de aprovação, podemos automatizar o processo utilizando uma ferramenta chamada Workflow (BPM). Uma vez iniciado, os participantes recebem as notificações das tarefas via e-mail e podem visualizar os documentos no Solik e ler as ações requeridas.

Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos – porque eu preciso?
  • Quando houver um volume muito grande de documentos e a consulta de uma informação se torna uma tarefa demorada e imprecisa.
  • Caso precise de um sistema para guardar e organizar os documentos digitalizados.
  • Para consultar as informações e visualizar documentos internos da empresa de forma segura.
  • Se for necessário divulgar os desenhos eletrônicos, criados em sistema CAD, para toda a empresa, fornecedores ou terceiros.
  • Caso seja necessário ter um portal único de acesso às informações que estiverem espalhadas em vários sistemas da empresa.
  • Estar atualizado com as inovações da tecnologia de informação e novos conceitos de trabalho.
  • Quais são os benefícos?
  • Ambiente com documentos e processos organizados e pesquisa de informações realizada de forma rápida e eficiente.
  • Mobilidade, ideal quando se está em serviço externo.
  • Redução do manuseio do papel impresso.
  • Pesquisa centralizada em um único sistema mesmo tendo uma diversidade de sistemas instalados.
  • Recurso de pré-agendamento de uma tarefa, fundamental nas atividades de manutenção.
  • Histórico das movimentações.
  • Sistema corporativo.
  • Conceitos básicos do sistema

    Documento e pasta

    Documento é um objeto que contem um arquivo digital. Estes arquivos podem ser um arquivo MS Office, PDF, TIF, etc., e devem ser abertos em seus aplicativos nativos. Quando criamos um objeto e não anexamos nenhum arquivo digital temos uma pasta.


    Vínculos

    Podemos criar vínculos entre uma pasta e um documento, entre pastas ou entre os documentos. É uma maneira prática de organizar os documentos por afinidade, por exemplo, por projeto, por grupo, etc. Desta forma não teremos duplicidade de informações no sistema.

    Exemplo de utilização: sabemos que no dia a dia encontramos documentos específicos a um determinado projeto, único, porém temos também documentos que fazem parte de uma norma ou de uma biblioteca e que pertencem a vários projetos. Com o conceito de vínculo podemos criar os vínculos desejados.


    Classe

    São as informações (atributos) que ficam contidas em um documento ou pasta e nos ajudam na pesquisa a um documento desejado. Estas informações podem ser básicas do sistema (nome do arquivo, autor, data, código) ou customizadas (por projeto, por grupo, etc).


    Pesquisa

    Podemos localizar os documentos e pastas no sistema filtrando as informações por classes, atributos padrões do sistema ou customizados. Os formulários de pesquisa podem ser configurados conforme a necessidade.


    Revisão de um documento

    O Solik pode ser configurado para utilizar as regras de revisão utilizadas pelo cliente. Podem ser numéricos ou alfa-numéricos.


    Conceito de check-in/check-out

    O SOLIK usa o conceito de check-in/out (reserva do documento para alteração). Uma vez que o documento estiver reservado para alterações outra pessoa não poderá realizar alterações e as demais pessoas que forem consultar este documento serão informadas que uma revisão está ocorrendo

    O termo check-in significa que reservamos um determinado documento para efetuarmos uma alteração e o termo check-out significa que estamos devolvendo o arquivo ao sistema.


    Área de trabalho

    É um espaço reservado ao usuário para que possa visualizar as atividades de pesquisa, criação e revisão de documentos e dos processos de trabalho usando o workflow.


    Automação do fluxo de trabalho (Workflow)

    Com o workflow do Solik podemos uniformizar tarefas que ocorrem com uma certa frequência. Veja alguns exemplos de aplicação: processo de solicitação de aprovação, processo de revisão de um documento, processo de integração entre sistemas que usam banco de dados, etc.


    Relatório e auditoria

    Podemos configurar o Solik para obtermos os relatórios desejados e que possam ser utilizados também para facilitar os processos de auditoria.


    Integração com outros sistemas

    O Solik pode funcionar integrado com sistemas ERP, PDM ou PLM. A troca de dados entre sistemas que usam bancos de dados é feita através do protocolo XML e a sincronização entre os sistemas é feito com uma customização.


    Desenho da engenharia integrado com Solik

    É quando temos os sistemas Solik e CAD/PDM integrados. Com ajuda da automação, podemos sincronizar os desenhos (com as revisões) entre sistemas e criar um documento 2D deste desenho, por exemplo PDF, para que possa ser consultada pelos demais colaboradores.

    FAQ – perguntas e respostas

    Quais são os tipos de documentos gerenciados?

    A princípio todos os documentos mais utilizados no mercado. São elas: MS Office, PDF, formato de imagens, formato de vídeos, etc.


    Quais são os bancos de dados que posso utilizar?

    Os bancos de dados utilizados no mercado: Oracle, Mysql, MS SQL Server, Postgre, etc.


    Preciso digitalizar documentos, a IKNOS oferece este tipo de serviço?

    Sim. O processo consiste em digitalizar e indexar os documentos com as informações pertinentes ao documento para que seja localizada na operação de pesquisa do SOLIK.


    Tenho muitos documentos legados, como elas poderão ser importadas para o SOLIK?

    A IKNOS oferece serviço para o carregamento dos documentos legados para o SOLIK.


    O SOLIK funciona na Nuvem?

    Sim, o SOLIK foi desenvolvido para trabalhar na Nuvem. O serviço de implantação do SOLIK é exatamente o mesmo, porém no caso da Nuvem, o sistema é instalado em uma servidora virtual, fora da empresa. Trabalhando na nuvem o cliente economizaria o investimento de infraestrutura (servidora e softwares de bando de dados, sistema operacional, backups). O tempo do carregamento dos documentos via nuvem dependerá da velocidade de conexão de internet do cliente.


    Qual é o custo para ter o SOLIK na Nuvem

    Além do custo de implantação tem o custo mensal de uso da infraestrutura. A IKNOS Technology oferece opções de pacotes variando em função da demanda necessário pelo cliente.


    Quais são as vantagens ou desvantagens de se trabalhar na Nuvem

    Vantagens:

    Custo menor de investimento em infraestrutura (servidora, softwares de sistema operacional, etc.). Teria apenas aluguel mensal de uso.

    Desvantagem:

    A velocidade de download de documentos dependerá do serviço de internet contratado pelo cliente.


    Como o SOLIK é comercializado?

    O SOLIK segue o novo modelo de negócios de softwares. Não tem investimento de compra de software, apenas um pagamento mensal de aluguel de uso. O único investimento inicial necessário é o de serviços, onde o sistema a ser instalado será configurado conforme entendimento do modelo de negócio do cliente.


    Quais são os tipos de licenças disponíveis no SOLIK?

    O SOLIK tem 4 tipos de licenças: autor, consumidor, administrador e integrador.

    O administrador tem acesso a todo o sistema do SOLIK.

    O autor é a licença que permite ao usuário criar um novo item no sistema e anexar um documento.

    A licença de consumidor permite que o usuário apenas consulte as informações e veja os documentos que tem acesso.

    Licença de integrador, faz a integração com outros sistemas que usam banco de dados. É uma licença opcional e oferecer apenas uma única licença por site.


    Preciso de ajuda

    A IKNOS oferece suporte ao uso dos seus produtos. As solicitações de suporte técnico podem ser abertas diretamente no site da IKNOS (www.iknos.com.br) onde será emitido um protocolo de acompanhamento. O horário de atendimento é das 8 às 17h, no horário comercial. Solicitações de suporte abertos após este horário serão atendidos no primeiro horário do dia útil seguinte.